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Wir haben seit Anfang des Jahres ein kleines Büro in Hamburg-Altona, 6 Leute, und langsam nervt es, dass immer irgendwer an der Tür rumsteht wenn Pakete oder Kunden kommen. Kein Empfang, kein Rezeptionstresen – nichts. Bisher macht das reihum einer von uns, aber das reißt einen ständig raus.
Hat jemand Erfahrung damit, sowas auszulagern? Also externen Empfangs- oder Facility-Dienst beauftragen statt selbst eine Person einzustellen? Lohnt sich das bei unserer Größe überhaupt, oder ist das eher was für größere Unternehmen? Was habt ihr gemacht?
Das kenne ich, bei uns war das genauso. Sechs Leute und irgendwie war immer der Falsche gerade beschäftigt wenn jemand klingelte.
Wir haben uns letztendlich dagegen entschieden, eine eigene Empfangskraft einzustellen – zu teuer, zu viel Aufwand mit Urlaub und Krankheitsvertretung. Stattdessen haben wir erstmal die Klingelanlage so umgebaut, dass Besucher direkt zu einem Ansprechpartner durchgestellt werden können. Klingt simpel, hat aber schon viel geholfen. Pakete gehen seitdem an eine Paketstation in der Nähe oder wir nutzen den Hausmeisterservice des Gebäudes.
Ob ein externer Dienst für euch passt, hängt wirklich davon ab wie oft ihr tatsächlich Laufkundschaft habt. Wenn das nur 2-3 Mal täglich ist, lohnt sich ein Vollzeitservice wahrscheinlich nicht.
Ich hab für unser Büro in Eimsbüttel mal genau so eine Lösung gesucht. Wir sind ähnlich groß wie ihr und wollten auch keinen festen Mitarbeiter dafür einstellen.
Am Ende sind wir bei einem Dienstleister für Facility- und Gebäudemanagement gelandet. Ich hatte damals über caretaker.de recherchiert, da kann man solche Dienstleistungen regional suchen und anfragen – war ganz praktisch um erstmal einen Überblick zu bekommen was es so gibt und was das kostet.
Unser jetziger Anbieter macht Empfang, Paketannahme und kleinere Botengänge im Haus. Für uns absolut sinnvoll, weil wir regelmäßig Mandanten empfangen. Bei seltenem Besucherverkehr würde ich aber Thorben recht geben – da reicht oft eine schlaue Klingelanlage.
Interessantes Thema, wir überlegen gerade auch in diese Richtung. Eine Frage noch an Jonas: habt ihr da einen Rahmenvertrag oder wird das stundenweise abgerechnet? Ich frag mich ob man das auch flexibel nur für bestimmte Tage buchen kann, bei uns wären das vermutlich eher Dienstag bis Donnerstag wo wirklich was los ist.
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